У склад обов'язкових реквізитів посадовий інструкції включають найменування організації, найменування документа, дату та номер документа, заголовок до тексту (найменування посади), гриф затвердження, підпис розробника документа, візи погодження, позначку про ознайомлення працівника з документом.
Отже, посадові обов'язки – це перелік конкретних видів роботи, що доручається людині, конкретних дій при виконанні нею своєї трудової функції, мети, які ставляться перед працівником, та результати її роботи, а також заходи щодо досягнення поставлених перед працівником цілей.
Посадові інструкції розробляє керівник підрозділу своїх безпосередніх підлеглих. ДІ на посади, які перебувають безпосередньо у його підпорядкуванні, затверджує керівник організації.