Підтвердження справжності копій документів є важливою процедурою оформлення юридичних і бухгалтерських документів. Коректне оформлення копії вірна гарантує достовірність інформації та запобігає можливим помилкам та шахрайським діям.
Одним із основних кроків при ставці копії на документи є правильне підписання та друк. Для цього необхідно використовувати підпис уповноваженої особи та офіційний друк чи штамп організації. Також важливо вказати дату ставки копії, щоби можна було точно визначити її актуальність у майбутньому.
Крім того, слід звернути увагу на точність та чіткість копії документа. Копія має бути повністю та точно відтворена, без втрати спотворення інформації. Це допоможе уникнути можливих проблем у майбутньому та знизити ризик неправильного тлумачення документа.
| Термін | Опис |
|---|---|
| Копія | Документ, зроблений точно по оригіналу із збереженням всіх його характеристик та даних |
| Версія | Документ, що містить зміни в порівнянні з оригіналом, призначений для перегляду, редагування або архівування |
| Картотека | Систематизоване зберігання документів, що дозволяє швидко знаходити потрібну інформацію |
| Архів | Місце зберігання документів, які вже не актуальні або рідко використовуються, але мають бути збережені про всяк випадок |
| Оригінал | Оригінал документа, який служить для підтвердження його авторства та достовірності |
Позначка «Копія» проставляється на лицьовій стороні у верхньому правому кутку першого аркуша документа. Засвідчення документа керівником підприємств, установи, організації має відбуватися відповідно до вимог Національного стандарту «Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163-2003.18 березня. 2013 р.
Як на документах пишуть Копія вірна?
Правила засвідчення копії документа: – проставляється напис «Вірно» або «Копія вірна», – посада особи, яка завірила копію, – особистий підпис особи, яка завірила копію, – розшифровка підпису (ініціали та прізвище), – дата завірення, – друк організації/ІП.
Як правильно поставити штамп Копія вірна?
Після тексту та слова «Підпис» за допомогою друку або від руки ставиться позначка «Вірно» (на практиці часто застосовують і напис «Копія вірна»). Потім вказують реквізити посадової особи, яка запевнила ксерокопію: ПІБ, посада, особистий підпис, її розшифрування. Вказується дата.
Де ставити Копія вірна?
Де ставити "копія вірна" За ГОСТ Р-2016, позначку "копія вірна" (як її звикли називати), проставляють під реквізитом «підпис».
Як правильно завіряти документи Копія вірна 2023 року?
Для співробітників чи керівників структурних підрозділів на копії необхідно зробити напис: «Вірно» (проставити штамп «Вірно»), вказати посаду працівника, який її завіряє, поставити підпис із розшифровкою та дату, коли вона завірена. Важливо відзначити, що ГОСТ не передбачає застосування штампу "Копія вірна".