У правому верхньому кутку під адресою організації, що відправляє лист, ставиться вихідний номер і дата відправлення листа. У міжнародному листуванні дату слід зазначати повністю: 24 березня 1978 р.; у внутрішньому листуванні допускається написання дати – 24.03.1978.
Неважливо, пишете ви лист від руки чи набираєте в текстовому редакторі, краще додати дату в лівому верхньому кутку листа. Дату також можна вказати внизу, поруч із підписом.
Датою документа вважається дата його підписання, для акта – дата події, для протоколу – дата засідання, ухвалення рішення. Під час написання дати використовують арабські цифри (пара цифр для позначення числа, пара цифр для місяця і чотири цифри для позначення року), розділовий знак – крапка: 27.08.2007, 01.09.2007.
Як правило, діловий лист складається з трьох частин: вступу, основної частини та висновку. Усередині цих частин можуть бути розділи, пункти, підпункти й абзаци.